Les évènements de lancement des ventes et les AGA sont des moments clés pour toute organisation. Cependant, ces évènements de grande envergure peuvent mettre à rude épreuve les budgets, notamment en ce qui concerne les besoins audiovisuels et de production. Heureusement, des stratégies pratiques existent pour que vous puissiez tirer le meilleur parti de votre budget sans compromettre la qualité. Explorons donc quelques conseils clés pour vous aider à organiser un évènement remarquable tout en maximisant votre budget.
Ce ne sont pas tous les éléments de l’audiovisuel ou de la production qui auront le même impact sur votre évènement. Travaillez avec votre partenaire audiovisuel pour identifier les éléments non négociables qui offriront le plus de valeur, comme un son de haute qualité pour les présentations, un éclairage resplendissant pour les conférenciers principaux ou des capacités de diffusion de vidéo pour les participants en mode virtuel. Savoir dans quel domaine investir peut faire une grande différence.
Astuce: Commencez par créer une liste des éléments « indispensables » et des éléments « désirables » pour rester concentré sur l’essentiel.
Les nouvelles technologies sont passionnantes, mais parfois, les gadgets les plus récents ne sont pas nécessaires pour concevoir une production soignée. Travaillez avec votre partenaire audiovisuel pour voir si vous pouvez utiliser de l’équipement existant ou légèrement plus usagé qui fonctionne toujours de manière fiable mais coûte moins cher.
Astuce: Renseignez-vous auprès de votre compagnie de production sur les alternatives rentables ou sur les offres groupées qui utilisent des équipements existants et fiables.
Les compagnies audiovisuelles sont plus ou moins occupées durant certaines saisons. Si possible, planifiez votre évènement durant la saison creuse pour négocier de meilleurs tarifs ou pour obtenir des conditions plus favorables.
Astuce: Travaillez avec votre partenaire AV pour explorer la flexibilité des dates et des économies potentielles durant les périodes plus lentes.
Si une conception scénique grandiose peut être tentante, des conceptions plus simples peuvent être tout aussi efficaces et souvent beaucoup moins coûteuses. Pensez à réduire l’étendue d’une conception personnalisée et à opter pour des conceptions modulaires qui peuvent être utilisées pour plusieurs évènements.
Astuce: Optez pour des éléments scéniques réutilisables ou qui peuvent se prêter aux différentes thématiques, économisant ainsi du temps et de l'argent.
La planification de vos besoins en matière d’audiovisuel et de production bien à l’avance permet d’éviter les frais supplémentaires et les coûts imprévus. Le plus tôt vous pourrez finaliser les exigences techniques de votre évènement, le mieux votre équipe audiovisuelle sera préparée à proposer des solutions rentables.
Astuce: Impliquez votre fournisseur AV dès le début du processus pour vous aider à prévoir les coûts et éviter les surprises budgétaires par la suite.
Pour maximiser votre budget audiovisuel lors des lancements de vente et des AGA, il faut une planification minutieuse, des décisions stratégiques et une communication ouverte avec votre équipe audiovisuelle et de production. En hiérarchisant vos besoins, en tirant parti de l'équipement existant et en regroupant les services, vous pouvez garantir le succès de votre évènement tout en respectant votre budget.
En cas de doute, contactez-nous. Vos partenaires audiovisuels et de production sont là pour vous aider à choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins.
Contactez l'équipe CCR Solutions ici: info@ccrsolutions.com
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