Une association internationale de prestige était à la recherche de nouvelles idées pour rajeunir son événement annuel.

Comme la plupart des planificateurs de réunions, notre client était sous pression; il devait surpasser les attentes et les prouesses des années précédentes. Et, même si la barre était placée plus haut chaque année, le budget restait le même. Présenter un événement innovateur et ayant du style pour créer le maximum d’impact était un défi de taille pour cette association, en raison des exigences diversifiées liées à plus de 300 exposants et 3500 participants et à une soirée spectacle et gala de remise de prix. Le client a cherché de l’aide auprès de CCR Solutions.

L’équipe de CCR a commencé le projet de la façon habituelle : ensemble. Des représentants des services techniques, de production, des opérations et des ventes étaient présents à la première rencontre afin que chaque personne impliquée dans le projet puisse comprendre la vision, les objectifs et les besoins du client. Rassuré par l’enthousiasme, l’expérience et le professionnalisme de l’équipe de CCR, le client a quitté la réunion avec un peu plus qu’une toile blanche.

L’équipe de CCR a commencé son processus créatif, envisageant une multitude de solutions pour trouver la vision qui conviendrait aux messages des clients et de leurs exposants ainsi qu’aux présentations et aux divertissements. Des ébauches de mise en scène ont été créées avec des dessins techniques AutoCadmd. Des solutions d’éclairage ont été pensées pour donner à chaque séance principale de plus de 1500 participants une ambiance et une allure moderne. Enfin, une liste complète de matériel technique et de propositions liées à la technique a été établie et perfectionnée.

CCR Solutions a tenu une répétition pour le client dans ses locaux à Toronto. L’équipe a reproduit la mise en scène dans une petite salle en utilisant un logiciel dernier cri de mélange et de titrage. L’imagerie sur mesure était aux couleurs de l’image de marque du client.

Un des chefs de file en matière d'assurance santé, d'assurance vie et de placements était à la recherche de nouvelles idées pour son congrès annuel des ventes. Chaque année, l’entreprise vise à récompenser les meilleurs parmi son personnel de ventes d’une façon créative et jamais vue.

C’est à San Antonio au Texas que l’entreprise a décidé de tenir son congrès où plus de 1800 personnes recevraient un prix sur scène. Retenir l’intérêt des spectateurs tout en remettant des prix à un grand nombre de récipiendaires constituait un défi de taille – le genre de défi que CCR Solutions est capable de relever.

Comme l’équipe avait déjà travaillé avec le client au cours des années précédentes, elle connaissait bien les défis que cela entraîne. Toutefois, cet événement était différent : il avait besoin d’un thème inoubliable.

Après la sélection des lieux, l’équipe de CCR et le client ont élaboré un thème ensemble. « L’Alamo » a été choisi en raison de son accord parfait avec les lieux de l’événement et différents éléments ont été conçus autour de ce thème, tels que :

- Les croquis de scène
- Le recouvrement de scène pour le travail final de menuiserie
- Les personnages animés en 3D en appui au maître de cérémonie- Les personnages costumés déambulant sur les lieux de l’événement
- La diffusion en direct CCR de l’horaire de l’événement et d’autres renseignements pour les participants par l’entremise du système de télévision de l’hôtel d’accueil
- Plusieurs révisions de dessins AutoCadmd pour les éclairages, l’audio, le visuel et les plans de salles